Rappel de l’objet
Un établissement procède à l’enregistrement vocal de certaines instances sur support USB. Le contenu de ce support est ensuite transmis à un organisme extérieur qui procède à sa retranscription sous forme de compte rendu écrit.
Les représentants du personnel souhaitent que l’enregistrement vocal leur soit transmis alors que, jusqu’ici, l’établissement se contentait du compte rendu écrit.
- L’enregistrement vocal d’une instance sur support USB constitue-t-il un document communicable au sens de la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), ou l’établissement peut-il s’opposer à sa diffusion ?
Eclairage juridique
Les représentants du personnel disposent d’un droit spécifique d’information qu’ils tirent, en cette qualité, de textes particuliers (dispositions tenant au fonctionnement des instances et organismes représentatifs de la fonction publique).
Ces représentants et syndicats peuvent également se prévaloir du droit général d’accès aux documents administratifs, ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu’elle exerce ou des mandats qu’elle détient.
En effet, les administrations sont débitrices d’une obligation en matière d’accès aux documents administratifs. Sauf exceptions, elles sont tenues de communiquer les informations et documents qu’elles détiennent aux personnes qui en font la demande, dans les conditions prévues par la loi.
L’exercice de ce droit n’a pas à être motivé. Le demandeur n’est pas tenu d’indiquer les motifs qui fondent sa demande pour que celle-ci soit valable, sous réserve de communicabilité du ou des documents sollicités.
Document ou enregistrement sur support USB : communicable
Le droit d’accès aux documents administratifs s’applique aux documents produits ou reçus dans le cadre d’une mission de service public « quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support ».
Avant d’employer cette formule générale et englobante, la Loi précisait d’ailleurs explicitement que « ces documents peuvent revêtir la forme d’écrits, d’enregistrements sonores ou visuels, de documents existant sur support informatique ou pouvant être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant ».
Un document administratif n’est donc pas uniquement un écrit, mais concerne tout support, qu’il soit physique, dématérialisé (numérique ou informatique), visuel ou même audio. Peu importe le support utilisé pour la saisie, le stockage ou la transmission des informations qui en composent le contenu.
Le support numérique est ainsi parfaitement admis (clé USB ou autre), que ce soit s’agissant du format du document à communiquer, ou de la manière de la transmettre au demandeur.
Enregistrement audio d’une instance : communicable sous conditions
Au sein de plusieurs instances de la fonction publique hospitalière (tels les CSE , CAP et CCP), il est désormais expressément prévu la possibilité d’enregistrement et de conservation des débats ou des échanges, dont les modalités sont généralement fixées par le règlement intérieur.
